8 Pecados por e-mail que você nunca deve comprometer no trabalho

Quando você envia dezenas de notas por dia, a etiqueta do e-mail pode ser deixada de lado. Mas, diz Vicki Salemi , especialista de carreira para Monstro , você deve sempre manter nossas comunicações por e-mail acima da barra. 'Você sempre quer ser visto como um profissional', diz ela, 'e enviar e-mails ou notas casuais demais refletem mal em você, não apenas como pessoa, mas também como empregado.'



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“Corremos o risco de deixar as pessoas com uma impressão negativa de nós mesmos se não tomarmos cuidado com os e-mails de trabalho”, acrescenta ela. 'Pense nisto: você chegaria ao trabalho de manhã sem ter escovado os dentes ou penteado o cabelo? Um e-mail é uma extensão de sua personalidade profissional, portanto, mantenha-o polido e elegante. '





Com isso em mente, aqui estão oito pecados por e-mail - de pequenos irritantes a grandes erros de fazer você ser demitido - que você nunca deve cometer no trabalho.

1. Praticando o envio de mensagens de texto. Por texto, todos somos culpados de um pequeno atalho criativo - substituir um 'u' onde um 'você' pertence, por exemplo. Mas um lugar a que essa prática não pertence é em um e-mail de trabalho, diz Michael Woodward , Ph.D., psicólogo organizacional, coach profissional certificado e autor de The You Plan: um guia de 5 etapas para assumir o controle de sua carreira na nova economia . 'Quando se trata de pessoas que você não conhece ou não é próximo, você deve usar frases completas e gramática adequada', diz ele. 'E-mails mal elaborados podem causar uma má impressão e muitas vezes não geram boas respostas. Se o seu e-mail for desleixado, parece que você não dedicou muito tempo a ele e, portanto, realmente não se importa. E se você não tem tempo para criar um e-mail atencioso, por que eu tiraria um tempo do meu dia agitado para responder? '



2. Continuando continuamente ... e continuamente. Pense como o Twitter e mantenha seus e-mails curtos. Depois de escrever seu artigo, pare para se perguntar: 'se seu chefe ou o destinatário está digitalizando seu e-mail no telefone, eles terão que rolar muito para baixo antes de chegar ao espaço em branco?' Salemi sugere. 'Embora esse pecado de e-mail não faça com que você seja demitido, tente evitar o hábito de enviar e-mails incrivelmente longos. Em vez disso, torne seu e-mail amigável, incluindo marcadores com uma ou duas frases descritivas. Ou escreva um breve e-mail mencionando um documento mais detalhado que está anexado. '

3. Não dar o 'porquê'. Quando se trata de e-mail, o contexto é fundamental - e não fornecê-lo antecipadamente pode causar respostas atrasadas ou um chefe irritado. 'Quando você está pedindo ajuda ou fazendo uma solicitação, certifique-se de fornecer ao destinatário do e-mail o' porquê '', diz Woodward. 'Não basta disparar uma demanda e esperar uma resposta imediata. Todos têm prioridades que devem gerenciar. Certifique-se de mostrar como o seu pedido se encaixa nas prioridades deles. '

4. Supondo que o destinatário seja a única pessoa lendo seu e-mail. Se você não subir em sua mesa e gritar para seu escritório, provavelmente não é inteligente colocá-lo em uma troca de e-mail, diz Salemi. 'Não apenas o servidor da sua empresa será capaz de rastrear o e-mail muito depois de ele ser excluído da sua caixa de entrada e da caixa de entrada do destinatário', diz Salemi, 'a nota pode acidentalmente ser encaminhada para outras pessoas. As consequências podem variar de ser forragem para a fábrica de fofocas a ser demitido - e as opiniões e conversas pessoais são para a sua vida pessoal. '

5. Enviando uma explosão estúpida para várias pessoas. Woodward diz: 'Se você enviar uma pergunta a vários destinatários, o que verá é um fenômeno chamado desvio de responsabilidade. Em outras palavras, o destinatário vai esperar para ver se um dos outros responde primeiro, liberando-o assim da responsabilidade. ' No prazo, isso pode ser uma mudança fatal de e-mail (do projeto). Em vez disso, ele diz, 'sempre seja direcionado em seus e-mails, especialmente quando você precisa de uma resposta específica para uma pergunta'.



6. Ser desrespeitoso, depreciativo ou rude. Imagine: sua colega de trabalho deixou cair a bola e culpou você em uma reunião - e, em vez de confrontar a pequena mentirosa cara a cara, você envia um e-mail para ela, dizendo o que acha de sua atitude nada legal. Mas, diz Salemi, 'se você tem uma reclamação com um colega, não confie no e-mail para reparar um relacionamento danificado. Em vez disso, converse com a pessoa e envolva um mediador, como recursos humanos ou seu chefe, se necessário. Existem muitos casos em que o e-mail simplesmente não é um método apropriado de comunicação - e este é um deles. '

7. Não considerando como sua mensagem será lida. E não estamos falando em um desktop ou smartphone. Woodward explica: 'A comunicação é uma via de mão dupla, especialmente quando se trata de e-mail. A mensagem que você pretende pode não ser a que é recebida, por isso você precisa estar bem ciente das normas e expectativas de como as pessoas com quem trabalha se comunicam. ' Se você ainda não tem certeza do que é normal em seu escritório, diz Woodward, 'evite coloquialismos, gírias ou jargões que possam não ser familiares aos destinatários - eles podem interpretar essas palavras de maneira diferente do que você pretende'.



8. Palavrões - mesmo que seja seu chefe. Os chefes mais legais podem não se importar se você xingar em uma troca de e-mail, mas ainda é uma má forma de sua parte, alerta Salemi. Pior ainda, se você julgou mal seu empregador, pode destruir a reputação de sua empresa com uma única palavra de quatro letras. Portanto, antes de clicar em enviar, 'diminua o tom da sua linguagem e simplesmente remova todas as palavras potencialmente ofensivas do seu vocabulário no local de trabalho', recomenda Salemi. 'Você não falaria assim durante uma entrevista de emprego, então não faça isso agora que você tem o emprego. Você ainda pode ser apaixonado sem deixar cair a bomba F. '

E sempre que você estiver em dúvida, dizem nossos especialistas, há apenas uma regra de e-mail real que você deve seguir: reserve um segundo - ou melhor ainda, vários minutos - antes de enviar. “Não há problema em escrever um rascunho, mas dê a si mesmo algum tempo para pensar e editar antes de enviar”, diz Salemi. 'Você pode estar frustrado ou atormentado no momento, mas afastar-se disso por alguns minutos ou mesmo algumas horas pode ajudar com a perspectiva. Lembre-se de que ser profissional e respeitoso em todas as suas comunicações é a chave para o sucesso de sua carreira. '